Att dela en kalender är mycket användbart för att alltid hålla dig informerad om möten i ditt hushåll. Ändå använder många ännu inte en gemensam agenda, medan det inte är så svårt att skapa en. I den här artikeln förklarar vi hur det fungerar.
Vi hjälper dig att skapa en digital kalender för hela familjen och försöka ta hänsyn till alla situationer: från familjer där alla har en smartphone, till familjer där ingen har den och allt däremellan.
01 Välj plattform
Människor är alla olika och alla har sina egna preferenser. En är ett stort fan av Microsofts tjänster, medan en annan svär vid Apples. Om du vill dela en agenda med din familj är det viktigt att du väljer en plattform som passar så bra som möjligt i familjen. Som du kommer att läsa senare i den här artikeln kan olika plattformar kommunicera bra med varandra, men i hemlighet är det mest bekvämt när alla använder samma tjänst. För att illustrera, när alla i familjen har en iPhone, är det mer meningsfullt att använda Apples kalender än Googles.
I den här artikeln väljer vi Google eftersom företaget har den största användarbasen med mer än en miljard aktiva användare per månad. Men de flesta stegen vi utför är också möjliga med till exempel Apples kalender, bara vissa alternativ har ett annat namn.
02 Skapa kalender
När du skapar ett Google-konto (detta gäller även ett Apple-ID) får du automatiskt en kalender / agenda. Detta är din huvudkalender, som inte delas med någon som standard. Du kan omedelbart lägga till möten till den när du surfar här. När du vill dela en kalender med någon är det inte alltid bekvämt att göra det med din huvudkalender. I en familj du vill ha, till exempel tandläkartider, fotbollsträning och så vidare i den delade kalendern, och du kanske inte vill ha den i samma kalender som till exempel dina arbetsmöten.
Om du använder mer än en kalender kan du filtrera mycket enkelt, mer om detta i steg 5. För att skapa en kalender i Google Kalender, klicka på plustecknet längst upp till höger i rubriken Mina kalendrar i den vänstra rutan och välj Ny kalender . Nu måste du fatta det viktiga beslutet: gör du en agenda för varje familjemedlem? Eller skapa en agenda för familjen som helhet. Fördelen med det första alternativet är att familjemedlemmarna inte konfronteras med varandras avtal, medan föräldrarna har en total översikt. Nackdelen är att för varje möte måste du se till att du sätter det på rätt agenda. I den här kursen går vi efter det första alternativet. Ge kalendern ett namn, en beskrivning, välj en tidszon och klicka sedan påSkapa kalender .
Att göra-appar
I den här artikeln diskuterar vi främst riktiga kalenderappar och plattformar, till exempel Google Calendar och Apple Calendar. Dessa är alla ganska omfattande plattformar med många möjligheter. Men inte alla behöver alla dessa alternativ. I vissa fall kan det också vara tillräckligt att använda en att-göra-app. I en sådan app lägger du till en uppgift med en deadline (som du i många fall också kan tilldela en person). En sådan app kan vara extra användbar om du letar efter en kombination mellan en kalender och ett sätt att schemalägga hushållssyslor för husets invånare. Appar som vi vill använda för detta är Wunderlist eller Todoist. Båda apparna finns i Chrome Web Store, Google Play Store och Apple App Store.
03 Dela kalender
När du har skapat en agenda vill du naturligtvis dela den med den eller de berörda personerna. Det är här steg 1 är relevant eftersom det är enklast att dela en Google-kalender med någon som också använder Googles tjänster, en Apple-kalender med någon som har ett Apple-ID och så vidare. I nästa steg visar vi dig hur du fixar det när olika plattformar används i ett hushåll. I det här steget antar vi att de andra familjemedlemmarna, som du, använder Google Kalender. För att ge andra åtkomst till kalendern / kalendrarna du just skapade, klicka på de tre punkterna bredvid namnet på kalendern du vill dela och klicka sedan på Inställningar och dela . Du kan nu ange om du vill göra denna agenda offentlig (under rubrikenTillgångsrättigheter ), men det är en extremt dålig idé för en familjedagbok. Det är bekvämare att bara dela agendan med de involverade. Du gör detta genom att ange e-postadresserna till personerna i fråga under rubriken Dela med specifika personer och sedan ange om dessa personer bara får se eller göra ändringar. Observera att det inte är vettigt att ange en e-postadress här som inte kommer från Gmail, externa adresser fungerar inte och kommer inte att få ett inbjudnings-e-postmeddelande. Gmail-adresser du har lagt till kommer att få det och dessa personer kommer att kunna se kalendern omedelbart.
04 Acceptera / radera kalender
När du har angett en Gmail-adress när du delar, kommer personen i fråga att få ett e-postmeddelande med ett meddelande om att du har bjudit in honom eller henne till en delad kalender. Vad som är både användbart och lite tvivelaktigt är att du inte får välja att avvisa den delade kalendern ... den läggs automatiskt till under rubriken Mina kalendrar . I det osannolika fallet att någon har lagt till dig i en kalender som du inte vill vara en del av kan du klicka på nedåtpilen bredvid relevant kalender och sedan på Inställningar och delning . Du kan sedan välja Logga ut längst ner (om du bara vill logga ut) eller - om du har dessa rättigheter - Ta bortom du inte vill att den ska vara tillgänglig för någon. Dagordningen försvinner sedan omedelbart från översikten.
05 Olika plattformar
I föregående steg angav vi att du bara kan ange en Gmail-adress när du delar din kalender. Men vad händer om någon annan i huset (till exempel ditt barn) använder Apple-kalendern på sin iPhone, inte har ett eget Google-konto och också vill synkronisera mötena. Det verkar väldigt komplicerat nu, men lyckligtvis är det väldigt enkelt. Logga in på den iOS-enhet du vill visa kalendern på och navigera till Inställningar / Konton och lösenord / Nytt konto . Välj sedan Google och logga in med e-postadressen och lösenordet för ditt eget Google-konto. I det här fallet väljer du bara Kalendrar i de alternativ som du kan aktiverai. När du nu öppnar Kalender-appen på enheten har du direkt tillgång till Gmail-kalendern och möten (om de placeras i rätt kalender) synkroniseras.
Obs! Eftersom e-post och kontakter också kan synkroniseras på detta sätt (till exempel på ditt barns iPhone) är det inte praktiskt att använda ditt huvudkonto för detta. Det är förmodligen mer förnuftigt att skapa ett familjekonto på Google.
Alternativ
Medan de flesta använder Google- och Apple-kalenderappen finns det också många andra kalenderappar, inklusive de som specifikt fokuserar på att skapa samarbetskalendrar. Några bra tips inkluderar Klenderen Fello, som båda är gratis att använda. Du kan skapa en delad agenda på ett ögonblick och du kan också dela upp gemensamma vårduppgifter eller se vilka huskamrater som har gjort vilka uppgifter i huset.
06 Planera ett möte
Nu när du har skapat kalendern och delat den med alla som borde ha tillgång till den är det dags att planera ett möte. Hur du gör det är mycket viktigt, för det är inte så att varje möte du planerar delas automatiskt med alla kalendrar. Öppna din Google Kalender och klicka på den dag / tid du vill planera ett möte. Namnge mötet och klicka sedan på Fler alternativför att lägga till eller redigera mer information. Du kan till exempel ange att mötet varar hela dagen, där det äger rum, du kan lägga till en bilaga och så vidare. Men det viktigaste i detta fall är att du tilldelar mötet till rätt kalender. I vårt exempel har vi skapat en agenda för alla medlemmar i det sett (för bekvämlighets skull kallas far, mor, barn 1 och barn 2). Om du har delat barn 2-kalendern med barn 2 och inte barn 1-kalendern (vilket är vettigt, eftersom barn 2 inte har så mycket att göra med barn 1: s fotbollsträning), så ser barn 2 bara mötena som du tilldelar barn 2: s kalender.
Exportera
När vi pratar om att dela en kalender i den här artikeln gör vi det på ett sätt så att mötena synkroniseras. Med andra ord, var du än lägger till eller ändrar händelsen, kommer dessa ändringar att visas på alla enheter och konton som kalendern delas med. Ett annat sätt att dela är att exportera alla möten. Detta är inte särskilt interaktivt: du exporterar helt enkelt en lista med möten som du kan importera till ett annat program. Detta kan vara särskilt användbart när du till exempel gör en färdplan för en långvarig händelse eller en reseplan för din semester. Sådana avtal behöver vanligtvis inte längre justeras när de har gjorts.Du kan exportera en kalender i Google Kalender genom att klicka på nedåtpilen bredvid kalendern i fråga och sedan klicka påInställningar och delning . Under rubriken Kalenderinställningar, väljer Export Calendar .
07 Ställ in standardkalender
Vad vi förklarar i steg 6 är i sig ganska logiskt: lägg till mötet i rätt agenda. Tyvärr går det ofta fel i praktiken. Det är viktigt att göra något åt detta, för om det går fel tre eller fyra gånger får användarna snabbt en känsla av: 'det här fungerar inte för en meter' och det är synd. Eftersom ett bra dagboksystem fungerar fantastiskt. Tyvärr är det av en bisarr anledning inte möjligt att ställa in en standardkalender med Google Kalender (i din webbläsare).
Om du använder en iOS-enhet kan du enkelt kringgå den genom att använda tricket från steg 5. Länka bara din Google-kalender till ditt Apple-ID så kan du enkelt ställa in vilken kalender du vill lägga till dina möten till som standard i Kalenderinställningar. Naturligtvis kan du ändå justera det per ärende, men om du till exempel har ett familjekonto, kommer det i alla fall automatiskt att gå bra från det ögonblicket. I Android är det tyvärr inte möjligt att ställa in den här standardkalendern med standardappen.
08 Filtrering av kalendrar
I början av den här artikeln indikerade vi att det inte är praktiskt att använda din huvudkalender för att planera alla slags familjefrågor (såvida du inte själv gör någonting med den kalendern). Oavsett om du har skapat en agenda för varje familjemedlem som oss, eller en agenda för familjen som helhet ... din dagordning kommer att fyllas med möten ganska snabbt. Detta kan bli mycket oklart, särskilt när avtal överlappar varandra. Normalt är överlappning en dålig sak, men om till exempel din fru går på fotbollsträning med barnen, medan du har en viktig deadline, är överlappningen inget problem. Olika människor, olika möten. Men det är trevligt om du kan stänga av visningen av kalendern ett tag. På så sätt blir du inte distraherad av andra avtal,medan du fortfarande får ett meddelande. Detta kan göras mycket enkelt genom att klicka på den färgade rutan framför de kalendrar som du inte vill visa i Google Kalender längst ner till vänster. Om rutan inte är fylld med en färg visas inte möten i kalendern i huvudvyn. På det här sättet kan du enkelt skapa en översikt och även se mycket specifika möten per person om du har gett alla en egen agenda.och se också mycket specifika möten per person om du har gett alla en egen agenda.och se också mycket specifika möten per person om du har gett alla en egen agenda.
09 Ingen smartphone?
Att dela en kalender är därför väldigt enkelt när alla i huset har en smartphone. Men tänk om så inte är fallet? Du kan naturligtvis välja att köpa en (billig) surfplatta som är standard på soffbordet eller hänger på väggen och som alla kan se sina möten på. I praktiken fungerar det dock inte optimalt, för naturligtvis får du inga meddelanden och du måste verkligen utbilda familjemedlemmarna för att regelbundet kontrollera kalendern. Om du vill skapa en kalender för dina barn men som ännu inte har en smartphone kan du enkelt kombinera digital och analog.
Skapa en familjedagbok eller en dagbok för varje barn, som vi förklarade i steg 1. Som förälder lägger du sedan till kommande månaders möten i rätt kalender. Nu antar att du vill skapa en översikt för barn 1. Se till att under Mina kalendrar endast Child 1 aktiveras och välja månad i övre högra vyn. Klicka sedan på kugghjulsikonen och Skriv ut i popup-menyn. En kalender kommer nu att skrivas ut som innehåller personens möten. Du kan lägga till dessa möten manuellt vid ändringar. Häng dagboken på Barn 1: s anslagstavla eller dörr, och alla vet var de står.
Flexibilitet
Vi har tagit Google som huvudexemplet i den här artikeln, eftersom det är en av de största plattformarna i världen, men också för att plattformen är super flexibel. Oavsett vilken kalenderapp du laddar ner för din smartphone, kan nästan alla av dem synkronisera din Google-kalender. Det betyder att du har friheten att välja den app som fungerar bäst för dig, samtidigt som du fortfarande kan använda Googles kalender. Det bästa av båda världar.
