Fler och fler byråer är fast beslutna att gå igenom livet papperslösa, men du kan inte helt undvika att få ett brev från skattemyndigheterna per post eller få ett kvitto i en butik. Vill du digitalisera allt detta pappersarbete själv? Då kan du: du behöver bara en smartphone med en kamera och rätt programvara. Vi förklarar hur du kan skanna med din smartphone.
Tips 01: Arbetsmobil
Innan vi ger dig information om vilka appar du kan använda, först ett tips om din arbetsmetod. Mobilskanning är mycket enklare än att skanna med en gammal, pålitlig skanner, men när du sparar alla kvitton är det fortfarande ett jobb med ett berg kvitton på skrivbordet. Dessa kvitton kommer troligen att vara halvt skrynkliga då, vilket inte gör skanning enklare (se tips 6). Vad vi vill ge dig råd är att ändra din arbetsmetod. Fördelen med att skanna med din smartphone är att du alltid har den smarttelefonen med dig. Det är användbart att dra nytta av det. Med andra ord: du kommer att få ett kvitto, snabbt hitta en tyst plats, skanna ditt kvitto (och ladda upp det direkt till molnet,så att du inte riskerar att förlora dina kvitton om du förlorar din smartphone). Det tar lite att vänja sig vid, men när detta blir en del av din rutin gör det ditt liv mycket enklare och mer organiserat.
Tips 02: Välj ett moln
Mobil skanning gör saker mycket tydligare ... om du inte gör en röra av det trots allt. Det finns trots allt så många platser där du kan behålla dina filer. Naturligtvis på din smartphone själv, men vi rekommenderar starkt det: om du tappar din smartphone eller om den är stulen har du tappat dina data. Synkronisering med din PC eller Mac är också möjlig, men det är lite besvärligt eftersom uppladdning till molnet går mycket snabbare (och ibland automatiskt). Om du väljer ett moln väljer du verkligen ett moln. Ladda inte upp ett kvitto till Dropbox och ett annat kvitto till Google Drive. Gör ett val och använd appen som passar dig. De flesta molntjänster har sin egen app med skanningsalternativ. Vi diskuterar dessa appar och vi diskuterar en app som inte ägs av en molntjänst.
En praktisk online-fototjänst för dina skanningar är Google Foto. Du kan använda detta gratis och fungerar både på din surfplatta och smartphone (Android och Apple). Dessutom kan du enkelt använda album i Google Foto, till exempel för att kategorisera dina kvitton (eller andra skanningar) eller för att separera dem från dina vanliga foton. På vår webbplats kan du läsa allt om Google Foto.
Molntjänster finns i alla former och storlekar och du kanske föredrar en annan tjänst framför Google Foto. De har var och en sina egna fördelar och egenheter. Till skillnad från många konkurrenter är Dropbox till exempel inte knuten till något särskilt operativsystem. Detta skiljer sig till exempel från iCloud (integrerat i Apples ekosystem), Google Drive eller Microsofts OneDrive.
Och sedan finns det otaliga mindre, lite mindre kända tjänster. Box, till exempel, som fokuserar mer på företag. Eller SpiderOak, som har integritet som sin viktigaste prestation. Mega är en tjänst från Kim Dotcom, en känd internetentreprenör. Och Stack är ett holländskt moln som ger dig inte mindre än en terabyte gratis lagringsutrymme. Gott om val, så.
Nästan varje molnapp har också ett skanningsalternativ
Tips 03: Skanna med Dropbox
Sedan förra året har Dropbox möjlighet att skanna dokument med Dropbox-appen för både Android och iOS. Det praktiska med det här är naturligtvis att dokumenten inte sparas på din smartphone utan laddas upp direkt till Dropbox och eventuellt omedelbart synkroniseras med Dropbox-appen på din dator. För att skanna ett dokument, starta Dropbox-appen, tryck på plustecknet längst ner och välj sedan Skanna dokument. Kameran startar nu omedelbart, varefter du kan rikta den mot dokumentet som ska skannas. En blå ram visar vilken yta som ska skannas. Det fina är att du inte behöver hålla kameran direkt ovanför den; appen rätar ut själva bilden. Genom att trycka på plustecknet längst ned till vänster kan du lägga till en sida,och genom att trycka på skjutreglagen kan du styra saker som färg, svartvitt och så vidare. Med ikonen längst upp till höger roterar du bilden. Nöjd? Tryck sedan påDärefter bestämmer du om det kommer att vara en PDF- eller en PNG-fil, välj en spara plats på Dropbox och tryck sedan på Spara .
Tips 04: ... med Google Drive
Google har också inbyggd skanning i sin Google Drive-app, men tyvärr finns denna funktion endast för Android i skrivande stund. För att använda skanningsfunktionen i Google Drive startar du appen på din Android-smartphone och trycker på plustecknet längst ner till höger (i den blå cirkeln). I menyn som visas trycker du på Skanna. Som i Dropbox-appen startar kameran omedelbart och du kan peka på det dokument du vill skanna. Till skillnad från i Dropbox visas ingen ram, men tanken är densamma och sneda bilder korrigeras också här. Om den ramen inte är korrekt inställd kan du korrigera den genom att trycka på ikonen med rutan överst. Även i den här appen kan du lägga till sidor genom att trycka på plustecknet längst ned till vänster. Med färgpalettikonen högst upp kan du välja om den ska vara färg eller svartvitt, och med de tre punkterna högst upp till höger kan du rotera, namnge eller helt radera sidan. När du är nöjd trycker du på bocken längst ned till höger så laddas din bild automatiskt upp till Google Drive.
Tips 05: ... med Turboscan
TurboScan Pro-appen kostar 5,49 euro (eller 3,50 euro för Android), där appar från Dropbox och Google Drive är gratis. Men den här appen är mer flexibel och vi har något att göra för det. För att skanna med TurboScan Pro (för iOS eller Android), starta appen och tryck på ikonen med kameran längst ner till vänster (trevligt att du också kan ladda befintliga foton med ikonen längst ner till höger). När du har tagit bilden lägger TurboScan ramen, som du kan justera på plats. När ramen är korrekt trycker du på Klar (i de flesta fall är detta automatiskt korrekt). Längst ner till höger kan du ange om du vill spara kvittot i svartvitt eller i färg (svartvitt tar mindre utrymme) och du kan justera färgschemat med rutorna längst ner. Tryck sedan på Nästa. Med ikonen längst ner till höger (plustecken) kan du lägga till en sida i genomsökningen, med ikonen för penseln kan du ändra namnet, automatiskt lägga till ett datum och ange i vilket format skanningen ska sparas. Spara skanningen eller ladda upp den till molnet med Dela- knappen längst ned till vänster.
Är dina kvitton skrynkliga? Placera dem under en glasskiva för skanningTips 06: Rynkor
Vi rekommenderar att du genomsöker saker som kvitton omedelbart när du får dem, som du kan läsa i tips 1. Om detta inte är möjligt eller helt enkelt ingenting du vill göra, är chansen att du måste hantera skrynkliga kvitton. få ta itu med. Detta gör avsökningen betydligt svårare, men inte omöjlig. Du kan naturligtvis lägga tillbaka kvitton / dokument och rulla tillbaka dem, men det tar mycket tid och därför är användbarheten av mobil skanning naturligtvis svår att hitta. Det här problemet kan lösas ganska enkelt med den metod som faktiskt inte skiljer sig mycket från en traditionell skanner: en glasruta. Ta ett glas eller en plastplatta från en fotoram och lägg den över kvittot som ska skannas. Rynkor är inte längre ett problem. Något att göra under dageneftersom reflektion av lampor kan kasta en skruvnyckel på gång.
Tips 07: ocr?
Nämnda appar fungerar alla mycket trevligt och effektivt, men har en gemensam brist: de kan inte konvertera skannad text till digital text (dvs. text som du sedan kan kopiera och klistra in). Lyckligtvis finns det appar som använder denna teknik (ocr), och en av dessa appar är från en välkänd mjukvarutillverkare: Microsoft! Office Lens är gratis och tillgängligt för både Android och iOS. För att skanna ett dokument startar du appen och anger längst ner att det är ett dokument. Rikta kameran mot det dokument / kvitto som du vill skanna och tryck på den röda knappen när den vita ramen bifogar dokumentet ordentligt. Tryck nu på +1 längst ned till vänster för att lägga till ett annat dokument till skanningen eller klicka på Klarhögst upp till höger om du är nöjd med resultatet. När du nu trycker på PDF längst ner sparas dokumentet som en redigerbar PDF, med andra ord kan all text i dokumentet väljas och kopieras.
Tips 08: Separata filer
I vissa fall är det användbart att skanna många dokument som ett dokument, helt enkelt för att det är snabbare. Men så sitter du naturligtvis kvar med en stor PDF, medan du faktiskt ville ha separata dokument. Men du kan separera dokument mycket enkelt. Ett bra program för detta är Adobe Acrobat DC, men det här programmet är dyrt och inte ett alternativ för alla. Lyckligtvis finns det gratis alternativ också, och du behöver inte ens installera något för dem. Surfa till www.splitpdf.com och ladda upp filen du vill dela (du kan också importera den direkt från Dropbox eller Google Drive). Klicka på Extrahera alla sidor i separata filer eller ange vilka filer du vill dela. Tryck nu på Splitför att faktiskt dela filerna. En zip-fil skapas nu som innehåller alla sidor från huvuddokumentet som en separat PDF-fil.
Vill du slå samman flera separata dokument i en helhet? Detta kan göras online gratis
Tips 09: ... och kombinera
Den motsatta situationen är naturligtvis också möjlig: du har skannat alla typer av separata filer och vill kombinera dem till en PDF. Adobe Acrobat DC kan göra det också, men i det här fallet finns det också ett gratis onlineverktyg som kan göra det åt dig (från samma tillverkare, förresten). Surfa till www.pdfmerge.com och ladda upp de filer du vill kombinera till en PDF. Som standard finns det fyra fält, men genom att klicka på Fler filer kan du lägga till fler fält. Klicka sedan på Slå ihop! Webbplatsen kommer att börja fungera för dig, och nästan omedelbart därefter laddas den kombinerade PDF-filen automatiskt ned för dig. Det finns också programvara tillgänglig från båda webbplatserna som kan göra jobbet åt dig online, men den programvaran är inte gratis.
Tips 10: Organisera
I början av den här artikeln rekommenderade vi att du väljer en molntjänst. I vissa fall är det inte möjligt (till exempel för att du hanterar en administration tillsammans, och den ena har en Android-telefon och den andra en iPhone med en Google Drive-app som inte stöder skanningar). En sådan situation är inte optimal men ändå ganska lätt att åtgärda med IFTTT. IFTTT är en webbplats som kan länka tjänster tillsammans. Surfa till www.ifttt.com och skapa ett konto. Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt, den åtgärd du letar efter har redan gjorts av andra. Klicka på förstoringsglaset och sök efter synkroniserings dropbox google-enhet (naturligtvis kan du gå in i vilken molntjänst du vill ha här; vi tar dessa två som ett exempel). Välj appen med önskad beskrivning (i vårt fallSynkronisera automatiskt nya filer som lagts till Dropbox till din Google Drive ). Välj mappen i Dropbox där du laddar upp kvitton och klicka sedan på Aktivera . Kvitton som placeras i den här mappen synkroniseras automatiskt med Google Drive. På det här sättet håller du allt snyggt ihop.