Oavsett om du är ceremonimästare vid ett bröllop, organiserar något för den förening du är aktiv för eller organiserar något annat som du vill bjuda in människor till, ibland behöver du snabbt information från många olika personer. Då är det viktigt att denna information skickas till dig så enhetligt som möjligt så att du enkelt kan bearbeta den. Du kan göra detta online, men du kan också göra det på det gammaldags sättet med interaktiva formulär i Word.
01 Vad är ett interaktivt formulär?
Att skapa ett formulär i Word är inte så komplicerat. Du listar datafrågorna och lämnar utrymme för att slutföra dem. Det enda sättet människor kan fylla i ett sådant formulär är dock att skriva ut det, fylla i det med en penna eller penna och skanna igen. För när du fyller i ett formulär som inte är tänkt att fyllas i digitalt blir layouten vanligtvis en röra. Men att behöva skriva ut och sedan skanna är tråkigt och ineffektivt. Ett interaktivt formulär erbjuder en lösning, eftersom du bara kan fylla i den i Word. Läs också: En riktig Word-expert i 12 steg
02 Aktivera fliken utvecklare
Du kan skapa ett interaktivt formulär från Word, men du måste aktivera utvecklarläge för detta. Det låter väldigt komplicerat, men oroa dig inte, du behöver inte programmera eller använda komplicerade koder. Det fortsätter bara att dra och släppa, det ger dig bara lite mer kontroll över de element du kan lägga till. För att aktivera detta läge klickar du på Arkiv / Alternativ / Anpassa menyfliksområdet och markerar sedan rutan Utvecklare . En flik för utvecklare visas nu (bredvid fliken Visa), där du klickar på designläge . Du är nu redo att börja utforma ditt formulär.
03 Mall eller inte?
När vi lär oss nya saker tycker vi alltid att det är klokt att börja med grunderna. När du har 'byggt' allt själv vet du exakt hur något fungerar och varför. Om du inte har tid eller inte känner för det kan du också välja en mall. För att göra detta, klicka på Arkiv / Nytt och ange ordformuläret i fältet Sök online-mallar. Word kommer nu att söka i Microsofts online-databas efter mallarna som matchar nyckelordet "form". Eftersom vi vill lära dig något med denna workshop kommer vi inte att söka efter en mall utan klicka på Tomt dokument.
04 Lägga till innehåll
Nu när du har en tom sida framför dig kan du börja lägga till element. Om du vill lägga till text, till exempel en introduktion eller en förklaring, gör du det bara som du är van vid i Word. Om du vill lägga till andra element använder du knapparna under rubriken Kontrollelement på fliken Utvecklare. Här hittar du textfält, bildfält och så vidare, som du kan infoga för att göra ditt formulär interaktivt. I följande steg ger vi några exempel på dessa kontroller så att du kan använda dem på det sätt som passar dig.
05 Text- och bildfält
Som ett exempel gör vi ett registreringsformulär för en förening, för vilken man också måste ladda upp ett passfoto. Först fyller du i en rubrik (med klartext) som klargör vad du ska ange här, till exempel namn, adress och så vidare. Dessutom lägger du till ett textfält under (eller bredvid) varje rubrik. Du gör detta genom att placera muspekaren på önskad plats och klicka på Innehållskontroll för rik text (du kan också använda vanlig text). Om du vill att andra ska kunna lägga till ett passfoto klickar du på Bildinnehållskontroll. När människor klickar på detta (utan designläge förstås) kan de enkelt lägga till ett foto från hårddisken.
EM-pool
I exemplet som vi använder i denna workshop är formuläret avsett som ett registreringsformulär för en förening. Men du kan naturligtvis använda formuläret för många andra ändamål. Vad sägs om att skapa en fotbollspool för nästa säsong i Premier League? Allt du behöver göra är att skapa ett formulär som visar alla matchningar och ge människor möjlighet att ange en poäng per match med hjälp av ett textfält (eller urvalslistor). Och som en extra bonus är det bra att veta att när du söker efter formulär i Word-mallarna finns det en vacker form som du kan använda för att fylla i själva poolen (under namnet Soccer Scorecard). För att du inte behöver uppfinna det hjulet från grunden.
06 Kryssrutor och listrutor
Det kan också vara så att du vill att folk ska göra ett val. Du kan ange detta med hjälp av en kryssruta eller med hjälp av en urvalslista. För kryssrutan klickar du på kryssrutans kontrollinnehåll . Skriv bara texten du vill ha för den specifika kryssrutan (ja / nej eller i vårt fall veckodagarna) bredvid den. Klicka på Innehåll i kombinationsrutan för en kombinationsruta. För att lägga till möjliga svar i listrutan, klicka på listrutan och klicka sedan på Egenskaper . Längst ner i fönstret som visas kan du lägga till, ta bort, redigera och så vidare.
07 Datum och tid
Om du vill att folk ska ange ett datum eller en tid kan du också göra det med hjälp av en kontroll. Detta är särskilt användbart eftersom det säkerställer att alla anger datum och / eller tid på exakt samma sätt, så det finns ingen förvirring. För att infoga ett fält för detta, klicka på Innehållskontroll för datum under rubriken Kontroller . Genom att klicka på Egenskaper kan du ange hur datum och tid ska anges. Du kan till exempel bara välja datum eller till exempel också veckodagens namn.
08 Fastigheter
I föregående steg har du redan stött på alternativet Egenskaper några gånger. Det här är knappen under rubriken Kontroller som du klickar på om du vill justera egenskaperna för de relevanta elementen. Du kan till exempel ange en titel så att du snabbt kan känna igen fältet i designvyn, men du kan också ändra färg på elementets innehåll eller teckensnittet och så vidare. Du kan också ange att det aktuella elementet inte får redigeras eller raderas, så att du hindrar människor från att göra en röra av ditt formulär.
09 Testa ditt formulär
Fyllde du in allt du ville fylla i? Då är det dags att testa ditt formulär. Du gör det helt enkelt genom att klicka på Design Mode igen så att detta läge är avstängt. Du kommer nu att se ditt formulär som alla andra ser det. Om du då irriteras av texter som Klicka här för att skriva in en text kan du enkelt justera den i designläge genom att skriva något över den. Du kan också kontrollera i denna vy om rullgardinsmenyerna fungerar korrekt och om formuläret annars är logiskt. Nöjd? Sedan kan du erbjuda formuläret för nedladdning på en webbplats eller skicka det till alla som måste fylla i det.
Har du en annan fråga om Word eller Office? Fråga i vårt helt nya Techcafé!