Excel är en strikt moster. Å ena sidan är det ett oumbärligt verktyg för att skapa rapporter, listor och analyser. Å andra sidan kan du bara få den information du vill ha från kalkylbladet om du behärskar det vanliga Excel-språket. Sådana Excel-formler associerar alla typer av relationer med celler för att returnera riktad information. Här är 15 funktioner som kan spara tid.
Manual eller formelguiden?
Vi antar att du under tiden har behärskat de grundläggande formlerna för att tillämpa huvudåtgärderna. Utan att falla i hokus pokus för specialister visar vi hur användbara formler är sammanställda. Du kan ange dem manuellt, men du kan också använda fx- knappen i formelfältet: formelguiden. Han tar dig för hand för att bygga upp formeln steg för steg.
01 Aktuell tid
Är du någon som regelbundet glömmer att datera sitt arbete korrekt? TODAY- formeln fyller automatiskt i dag, månad och år, medan funktionen NU till och med lägger till tiden i minuten. Du skriver sedan = IDAG () eller = NU () . Dessa funktioner är också användbara i ett kalkylblad där du vill beräkna ett värde baserat på aktuell dag och tid. Med ett högerklick och valet för Cellegenskaper kan du sedan justera visningen av datum och tid. För att uppdatera denna tidsinformation i det aktiva kalkylbladet, tryck på Skift + F9; använd F9 för att uppdatera hela arbetsboken.
02 Räkna fyllda celler
Om du har en grupp celler med både text och siffror och du vill veta hur många nummer det finns i ett val, använd funktionen RÄKNA . Formelens struktur ser då ut så här: = COUNT (sökområde) . Området där Excel ska söka visas mellan parenteserna. Detta kan vara celler under eller bredvid varandra, men det kan också vara ett rektangulärt urval av celler. Om det finns ord i valet räknas inte de med COUNT- funktionen . Om du bara vill räkna alla celler där något är skrivet, använd funktionen = COUNTA (utan en punkt).
03 Hur ofta?
Använd COUNTIF- funktionen för att räkna specifika data på ett riktat sätt . Antag att du har ritat upp ett rutnät där fyra personer dyker upp, då kan du se hur ofta namnet Herman förekommer med = NANTAL.IF (sökområde; ”Herman”) . Du anger sökområdet mellan parenteserna och placerar sökkriteriet i citattecken.
04 Selektiv tillägg
SUM- funktionen för att summera celler används ofta. En smartare variant är SOM.IF () . Ange först det område där Excel ska söka mellan parenteserna. Sökområdet måste vara en serie sammanhängande celler. Efter semikolonet bestämmer du vad som ska läggas till. Dessa kan vara siffror eller en referens. Om det är en ekvation, måste du bifoga den med dubbla citat. Till exempel, = SUMIF (B20: B40, ”> 50”) gör summan av alla celler i detta område som är större än 50.
05 Tillägg under villkor
Du kan utöka tilläggsvillkoret genom att använda informationen i en annan kolumn. Ett exempel gör det tydligt. Antag att du har siffror som avser tre städer: Amsterdam, Rotterdam och Eindhoven. Då kan du bara lägga till numren i Amsterdam med = SUMIF (intervall; ”Amsterdam”; tilläggsintervall) . I det här fallet blir formeln = SUMIF (C48: C54; ”Amsterdam”; B48: B54) . I klartext: När ordet Amsterdam ligger i intervallet C48 till C54 måste Excel summera motsvarande värde för cellen bredvid det i intervallet B48 till B54.
06 Sammanfoga
Med funktionen CONCATENATE slår du samman data från olika celler. Till exempel förnamn och efternamn celler med något som = CONCATENATE TEXT (E34, ”“; F34) . De dubbla citattecken med mellanslaget säkerställer att det finns ett mellanslag mellan förnamn och efternamn. På samma sätt är det möjligt att slå samman text med valuta. Om du till exempel vill lägga till valutan euro måste du skriva den som en funktion som = CONCATENATE TEXT (A1, ”“; B1; ”“ EURO (C1)) . Du kan läsa detta som ”sammanfoga cellerna A1, B1 och C1 med mellanrum och placera eurotecknet före det tredje elementet i sammanslagningen”.
07 Vik upp
Excel har flera alternativ för avrundning. Standardavrundningen ser ut som = RUND (antal, antal decimaler) . Så, formeln = RUND (12,5624, 1) returnerar 12,6 . När allt kommer omkring ber du att avrunda till ett nummer efter decimaltecken. Excel avrundas också till antalet decimaler som du anger med funktionerna ROUND.TO.ABOVEN och ROUND.BOTH . = ROUNDUP (12,5624; 2) ger därför resultatet 12,57 och = ROUNDDOWN (12,5624; 2), vilket resulterar i 12,56 . Funktionen INTEGER är faktiskt också en avrundningsfunktion, men därmed avrundas Excel till närmaste heltal.
08 Stora bokstäver - gemener
Använd UPPERCASE- funktionen för att säkerställa att allt visas med stora bokstäver i en kolumn . SMALL.LETTERS- formeln gör det motsatta. Och om du vill att varje ord ska börja med en stor bokstav följt av små bokstäver använder du funktionen INITIAL LETTERS . Formeln = SMÅ BREV (B4) visar innehållet i cell B4, men i gemener.
09 Under villkor
När en beräkning beror på vissa förhållanden använder du IF- funktionen. Principen för denna funktion är: = IF (villkor, beräkning om villkoret är uppfyllt, andra fall) . För att formulera tillståndet, använd tecknen: = lika med,inte lika med, > mer än, < mindre än, > = mer än eller lika med, < = mindre än eller lika med. Antag att i en organisation får alla en bonus som har sålt för 25 000 euro eller mer. Om du får en bonus kommer ordet "Hurra" automatiskt att visas bredvid deras namn, om inte kommer ordet "Tyvärr" att visas. Formeln du behöver är = IF (B2> = 2500; "Hurra"; "Tyvärr") .
10 Största - Minsta
För att snabbt hitta det högsta och lägsta värdet finns funktionen MAX och MIN . Med = MAX (B2: B37) får du det högsta värdet av dessa celler, och med = MIN (B2: B37) får du det lägsta värdet i intervallet. Funktionerna STÖRSTA och MINSTA är mer subtila: du kan till exempel också begära den tredje största eller näst minsta. Den största kan hittas med = STOR (B2: B37; 1); siffran 1 anger störst. Med = STOR (B2: B37,2) får du den näst största och så vidare. På så sätt kan du enkelt kompilera en topp 3 eller topp 10.
11 Vertikal sökning
Antag att du har två kalkylblad med olika information om samma personer. Med VLOOKUP hämtar du information från kalkylblad 2 i kalkylblad 1. För att göra det enklare har vi gett varje person ett unikt registreringsnummer på båda flikarna. Ge också ett namn till intervallet på flik 2 som du vill få information från. I det här exemplet väljer vi i kalkylblad 2 kolumnerna A och B och i namnrutan längst upp till vänster skriver vi namnet Adresslista . I cell E2 i kalkylblad 1 placerar vi VLOOKUP- funktionen . Formatet är nu = VLOOKUP (A2, adresslista, 2, FALSE) . A2 hänvisar till cellen med registreringsnumret i det andra kalkylbladet, adresslistaanger sökområdet, 2 är numret på kolumnen i kalkylblad 2 där de begärda uppgifterna finns. Det sista argumentet är ett logiskt värde där du anger FALSE om du vill att värdet som hittas ska matcha exakt.
12 Radera mellanslag
Använd TRIM- funktionen för att radera onödiga mellanslag i text. Denna funktion lämnar några mellanslag mellan ord, men tar bort mellanslag före eller efter ordet. = TRIM (cellområde) är användbart för text som importeras från ett annat program. I vissa versioner av Excel kallas denna funktion SPACES.CLEAR .
13 Byt
Du kan överföra innehållet i kolumner till rader eller tvärtom med TRANSPOSE- funktionen . Markera först cellerna där informationen ska placeras. Se till att du väljer så många celler som originalserien. Här skrev vi åren i rad 8 och kvartalen i kolumn A. Skriv sedan funktionen = TRANSPOSE och öppna parenteserna. Dra sedan över cellerna du vill byta (här från cellerna B2 till E5). Stäng parenteserna och tryck nu på tangentkombinationen Ctrl + Skift + Enter. Detta skapar en matrisformel som finns i lockiga parenteser.
14 Månatlig återbetalning
Om du lånar för ett köp, hur mycket måste du betala varje månad? Låt oss anta att du lånar 25 000 euro ( B1 ) till 6% ränta ( B2 ) i 5 år ( B3 ). Vi visar formeln i guiden, men du kan också bara skriva. Med Interest placerar du B2 / 12 , eftersom intresset avser ett år och du vill veta hur mycket du betalar varje månad. För nummerbetalningar multiplicerar du B3 med 12 , eftersom du måste konvertera år till månader. PV- rutan betyder nuvarande värde , vilket är 25 000 euro. Detta ger formeln = BET (B2 / 12; B3 * 12; B1) eller =BET (6% / 12,5 * 12,25000) .
15 Falska siffror
När du experimenterar med formler är det bra att ha falska data. Funktionen VÄLJ MELLAN genererar slumpmässiga data som ligger mellan ett specificerat lägsta och högsta värde. Funktionen = RAND MELLAN (50, 150) ger siffror mellan 49 och 151.
