Många företag arbetar med Microsoft: ett Word-dokument för den artikeln på intranätet, gör presentationen i PowerPoint och skickar varandra ett meddelande via Skype. Medan många företag brukade använda Slack eller Trello utöver sitt arbete används Microsoft Teams nu alltmer. Det är vad det innebär och hur det gagnar dig att arbeta med dina kollegor.
Microsoft Teams är Microsofts svar på att arbeta på distans. Kort sagt är det ett slags virtuellt mötesrum där kollegor kan rådfråga, ringa videosamtal och mer. Det är möjligt att skapa grupper så att du till exempel kan rådfråga hela redovisningsavdelningen eller bara med det team som hanterar betalningen av lönerna. En Excel med alla anställda och löner delas enkelt via Microsoft Teams, vilket innebär att människor får färre e-postmeddelanden i sin brevlåda och mindre tid spenderas på alla oskrivna regler som är kopplade till e-postkorrespondens.
Microsoft Teams: mer än ett chattprogram
Microsoft Teams är inte ett "chattprogram" där du kan skicka dokument: det är ett samarbetsverktyg. Microsoft-dokument kan öppnas i webbläsaren precis som Google-dokument och kan redigeras i realtid av alla personer som dokumentet har delats med (och som har redigeringsrättigheter). Det betyder att filer och versioner inte behöver skickas fram och tillbaka kontinuerligt, eftersom alla alltid har den senaste versionen till hands. Det sparar i sin tur frågor om versioner och det ansvar som någon måste bära för att hålla reda på alla dessa versioner och skicka dem runt.
Det stimulerar därför kraftigt att arbeta hemifrån och motverkar silobildning. När allt kommer omkring finns det mer samarbete eftersom det är lättare att arbeta med flera personer samtidigt i ett dokument. Det är enkelt att arbeta hemifrån eftersom du kan placera allt du behöver i de flesta kontorsjobb i Teams. Du kan bara ringa, videosamtal, chatta, dela dokument, visa din kalender, visa aviseringar och aktivitet och du kan lägga till personliga appar.
Kontaktdon
Dessutom kan anslutningar göras med till exempel Mailchimp för att skicka nyhetsbrev eller Salesforce för att hålla reda på kontrakt och kunder. Dessa anslutningar, så kallade anslutare, kan ta emot information från Microsofts ekosystem. Dussintals av dessa integrationer är nu möjliga, så det är inte förvånande att Microsoft Teams inte alltid är gratis. I princip är det gratis, men om du också vill använda fler Office 365-produkter stiger det snabbt till ett månadspris som sträcker sig från 6 till 12 euro per månad.
Men om du inte behöver så mycket kan du förmodligen få mycket ut av Microsoft Teams med ett gratis konto: du kan använda det gratis upp till 300 personer, du kan skicka obegränsat antal meddelanden och göra sökningar, och till och med videosamtal kostar dig ingenting. Om du vill lagra något finns det 10 GB lagringsutrymme per team.
Du kanske nu tänker: att Microsoft Teams endast är för företag. Det är inte nödvändigt. Du kan också använda den i grupper av vänner eller stora familjer för att till exempel dela foton och kvitton under en resa. Deltagare måste dock ha ett Microsoft-konto för detta. Det är gratis, men kan betyda ett extra lösenord att komma ihåg och ett annat konto att hålla koll på. Om du till exempel vill använda Microsoft Teams för dina egenföretagare kommer du att märka att du inte får det du behöver av det. Som namnet antyder är det verkligen ett nav för lag, så grupper av människor.
Microsoft Outlook
Det enda vi saknar inom team är integrationen av Outlook. Å ena sidan är Teams tänkt att se till att du spenderar mindre tid i Outlook, men i slutändan - oavsett hur bra Teams används - kommer e-post alltid att fortsätta att komma från till exempel externa parter och privatpersoner. Så du måste fortfarande behålla den gamla gamla Outlook, även om webbläsarvarianten inte skulle se ut på plats inom Teams.
Det som också gör Teams intressanta för företag är att det också kommer med den säkerhet de är vana vid från Microsoft. Den har tvåfaktorautentisering och data krypteras, precis som resten av Office 365. Skype försvinner alltmer i bakgrunden, eftersom Microsoft vill att alla ska byta till Teams, vilket är en mycket mer integrerad lösning. Oroa dig inte, företag har fram till 31 juli 2021 innan de byter till Microsoft Teams.
Microsoft Teams har verkligen ett rimligt monopol på samarbete för stora företag, även om det verkligen finns en möjlighet utöver det. Många använder redan Slack, Teams största konkurrent. Nyfiken på skillnaden mellan Microsoft Teams och Slack? Här lägger vi de två samarbetsverktygen sida vid sida.